Import von verknüpften Daten ins Dynamics CRM Online

Der Import von verknüpften Daten ins Dynamics CRM ist mit den Standardfunktionen der Bedienoberfläche nicht möglich. Generell bietet das System einen Webservice an, den man selbst ansprechen kann, was jedoch einiges an Wissen über das CRM und Programmierkenntnisse voraussetzt.

Der einfachere Weg ist der Bezug eines Tools, das den Webservice über eine Bedieneroberfläche für einen Anwender zugängig macht, der nicht unbedingt über Programmierkenntnisse verfügt. Allerdings sollte das Wissen über den Aufbau des Datenmodells, den Umgang mit CSV-Dateien oder die Bedienung eines ODBC-Zugriffs vorhanden sein.

Ich möchte hier ein einfaches und preisgünstiges Tool vorstellen: Den Import Manager von CRM EXTENSIONS. Die dargestellte Version „Import Manager v5 Light“ ist nur zum Einsatz einer CRM Online Version vorgesehen. Mit der Version „Import Manager 6“ steht Ihnen zusätzlich der Zugriff auf die OnPremise-Version zur Verfügung. Diese Version ist wesentlich umfangreicher und damit auch komplizierter in der Installation und Bedienung. In einem zukünftigen Artikel werde ich auch diese Version vorstellen.

Zurück zum Import Manger v5 Light. Um den Import Manager auszuprobieren, kann man sich eine Testversion installieren. Diese Version hat eine Beschränkung der Datensätze, die man bei einem Import ausführen kann (Anzahl leider nur 10) – dafür gibt es keine Laufzeitbegrenzung.

Man muss pro Import ein RuleSet anlegen. In diesem RuleSet können mehrere Rules definiert werden. Pro Rule können folgende Parameter gesetzt werden:

  • „Field Mapping“  – Zuordnung der Felder aus der externen Datei zum CRM
  • „Match criteria“ – unter welchen Bedingungen soll importiert werden
  • „Relations“ – Eindeutige Verknüpfungen zwischen den Daten
  • „Owner“ – Besitzer der Datensätze
  • „Datasource“ – Ihre externe Datenquelle

Die Grundeinstellungen pro Rule:

Import_Manager_1

Field Mapping

Import_Manager_2

Match Criteria

Import_Manager_3

Relations

Import_Manager_4

Owner

Import_Manager_5

Datasource

Import_Manager_6

Das Ergebnis des Imports:

Import_Manager_7

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Excel Export zu Dynamics CRM 2011 und dessen Beschränkungen

Microsoft Dynamics CRM verfügt über die Funktion Excel_Export„Export zu Excel“. Der Export wird in der Regel für Auswertungen oder grafische Aufbereitung der Daten genutz. Des Weiteren können über diesen Weg auch Veränderungen an den Datensätzen  vorgenommen werden, die durch einen späteren Import eine Ändeung der Daten im CRM zur Folge haben (Massenmutationen etc.).

Dabei muss man jedoch beachten, dass die Funktion im Standard von Dynamics CRM auf 10.000 Datensätze beschränkt ist (maxrecordsforexporttoexcel value). Dieses Limit kann man mit einem Tool von Microsoft (ModifyMaxExportTool) verändern. Das Tool ist in der Regel nur durch den Microsoft Support erhältlich. Falls Sie keinen Zugriff auf den Support von Microsoft haben, sollten Sie Ihren CRM-Berater fragen. Zur Not kann ich Ihnen die Software auch zur Verfügung stellen, jedoch sollten Sie zuerst die beiden o.g. Stellen anfragen, da ich keine Garantie für die Funktion der Software gewähren kann – eventuell hat Microsoft auch eine neuere Version.

Das Tool startet in einer rudimentären Oberfläche, die jedoch einfach zu bedienen ist. Anbei ein Screenshot nach erfolgreicher Änderung einer CRM-Online-Installation (Anmeldedaten sind bewusst unkenntlich gemacht worden). Die Angabe des CRM-Servers ist in dem unteren Beispiel für eine Firma vorgenommen worden, die im Asiatischen Raum sitzt (APAC) – haben Sie eine europäische Installation müssen Sie den Eintrag für EMEA (crm4.dynamics.com) nehmen. Für eine On Premise Version müssen Sie den Servernamen und den Port Ihrer eigenen Installation angeben.

Modifymaxeportetoexcel

 

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Mehrsprachigkeit von Auswahlfeldern (Optionsets)

Bei meinem ersten mehrsprachigen Microsoft Dynamics CRM Projekt habe ich mich gefragt, wie man die Einträge der Auswahlfelder in die jeweilige Spache übersetzt. Dabei müssen die Einträge unabhängig von der Sprache mit einer eindeutigen ID verknüpft sein.

Microsoft hat dies recht einfach mit der Übersetzungsdatei gelöst. In dieser Datei kann man die Tabellenamen, Feldbezeichnungen und die Einträge von Auswahlfeldern in die jeweilige Sprache übersetzen.

Anbei ein Beispiel. Oben sehen Sie die den Ausschnitt aus der Datei CrmTranslations.xml (Arbeitsblatt „Lokalisierte Beschriftungen“) und darunter das Auswahlfeld auf dem Formular. In diesem Beispiel sind in der Spalte D die Bezeichnungen der Ausgangssprache dargestellt. In der Spalte E können Sie nun Ihre Übersetzungen eintragen. Haben Sie mehr als 2 Sprachen in Ihrem System installiert, erscheinen weitere Spalten über die E-Spalte hinaus.

Übersetzungsfile versus Optionset Dynamics CRM

Übersetzungsfile zu Optionset Dynamics CRM

Nähere Informationen zum Exportieren und Importieren von Übersetzungen finden Sie im dem Artikel „Mehrsprachigkeit und Übersetzungen im Microsoft Dynamics CRM“.

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Mehrsprachigkeit und Übersetzungen im Microsoft Dynamics CRM

Der Standard von Microsoft Dynamics CRM beinhaltet bereits 41 Sprachvarianten. Die jeweilige Sprachvariante kann man direkt bei Microsoft beziehen (Microsoft Dynamics CRM 2011 Language Pack).

Der Standard bietet Ihnen alle  Feldbezeichnungen und Einträge in den Auswahllisten in der jeweiligen Sprache. Der Anwender kann über seine benutzerspezifischen Einstellungen über den Browser oder den Outlook-Client die Sprache einstellen.  Beachten Sie dabei jedoch, dass bestimmte Einstellungen im System nur in der Sprache vorgenommen werden können, in dem die Basis-Installation vorgenommen wurde. In welcher Sprache die Basis-Installation vorgenommen wurde, ist auch in den benutzerspezifischen Einstellungen ersichtlich (Ausgangssprache).

Damit ist eigentlich schon alles erledigt – wären da nicht die kundenspezifischen Anpassungen. Immer wenn Sie eigene Entitäten oder Felder anlegen, kann Microsoft natürlich keine Übersetzung liefern.

Damit Sie jedoch auf einfache Weise die notwendigen Übersetzungen vornehmen können, bietet der Standard unter „Einstellungen / Anpassung“ die Möglichkeit, Übersetzungen zu exportieren und nach Ihrer Bearbeitung wieder zu importieren.

Jedoch müssen Sie aufpassen, wo Sie diese Übersetzungen exportieren. Falls Sie auf Ihrem System die Anpassungen in einer nicht verwalteten Lösung (Unmanaged Solution) vorgenommen haben, verwenden Sie vorrangig den Übersetzungsfile dieser Lösung. Haben Sie jedoch einen Implementierungsanbieter, der über die nicht verwaltete Lösung verfügt und Ihnen lediglich verwaltete Lösungen ausliefert, sollten Sie die Übersetzung in der nicht verwalteten Lösung des Implementierungsanbieters vornehmen. Falls Sie das nicht tun, laufen Sie Gefahr, dass bei einer späteren Auslieferung der Lösung durch Ihren Implementierungsanbieter die Übersetzungen wieder gelöscht werden.

Nehmen wir an, Sie verfügen über eine nicht verwaltete Lösung. Diese finden Sie unter „Einstellungen / Anpassung / Lösungen“. Selektieren Sie nun die nicht verwaltete Lösung und betätigen „Übersetzungen exportieren“.

Sie erhalten einen Zip-File mit folgendem Dateinamen: CrmTranslations_NAME IHRER LÖSUNG_VERSIONSNUMMER IHRER LÖSUNG.zip (z.B. CrmTranslations_FO_1st_Solution_0_1.zip). Entpacken Sie diesen File, erhalten Sie die beiden XML-Dateien:

  • [Content_Types].xml
  • CrmTranslations.xml

Die Datei [Content_Types].xml sollten Sie nicht bearbeiten. In der Datei CrmTranslations.xml finden Sie die Übersetzungen der CRM Anwendung. Das File hat das Format XML, dass Sie jedoch mit Excel bearbeiten können. Das File hat 3 Arbeitsblätter, wobei für Sie nur das Arbeitsblatt „Lokalisierte Beschriftungen“ relevant ist. Die Spalte D zeigt die Bezeichnungen der Ausgangssprache. Die Spalte E ist für die jeweilige zusätzlich installierte Sprache. Dabei werden Sie Zellen vorfinden, in denen nichts steht (das sind in der Regel Custom Fields, die für Sie speziell angelegt wurden) und Zellen, in denen bereits eine Bezeichnung steht – das sind die Bezeichnungen, die das MS CRM im Standard verwendet.

Bitte verändern Sie nur Werte in den Zellen D und E und speichern Sie das File nur im XML Format – ansonsten werden Sie das File nicht importieren können.

Danach müssen Sie die veränderte Datei wieder zusammen mit dem [Content_Types].xml zu einer Zip-Datei zusammenführen und diese Datei über die Funktion „Übersetzungen importieren“ wieder ins System laden.

Lesen Sie auch den Artikel „Mehrsprachigkeit von Auswahlfeldern (Optionsets)“.

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Dezimalstelle Komma oder Punkt – Deutsch versus Schweiz

In Deutschland wird das Komma als Dezimaltrennzeichen verwendet – in der Schweiz der Punkt. Dieser Unterschied erhält schnell relevanz, wenn man gewohnt ist, mit dem Zehnerblock auf der Tatstaur zu arbeiten. Je nach Einstellung im Microsoft Dynamics CRM reagiert die Taste im Zehnerblock unterschiedlich.

Grundsätzlich kann das CRM-System bereits mit einer Formatdefintion belegt werden. Die Einstellung kann im Bereich “Einstellungen / System / Verwaltung / Systemeinstellungen / Formate” unter “Aktuelles Format“ vorgenommen werden. Hier hat man die Auswahl zwischen verschiedenen deuschen Formaten (Deutsch (Deutschland) Deutsch (Schweiz)) und entsprechend reagiert die Taste im Zehnerblock 😉

Zusätzlich kann man das Format für die persönliche Einstellung abweichend von der Systemeinstellung vornehmen. Dies ist angeraten, wenn das Grundsystem in mehreren Ländern eingesetzt ist und der Standard auf Deutsch (Deutschland) erhalten bleiben soll.

Die Einstellung dazu ist recht einfach in den persönlichen Einstellungen zu finden. Diese können Sie entweder in Outlook oder über den Browser vornehmen. Im Outlook wählen Sie dazu „Datei /  CRM / Optionen (Persönliche Optionen festelegen) / Formate“ – im Browser wählen Sie „Datei / Optionen / Formate“. Das Fenster, dass erscheint ist in beiden Fällen das Gleiche. Wählen Sie nun die passende Sprachoption aus der Auswahlliste.  Unter „CRM Optionen, Sprachen“ kann man zwischen den Optionen „Deutsch (Deutschland)“ und „Deutsch (Schweiz)“ auswählen.

Dezimaltrennzeichen Microsoft Dynamics CRM 2011 einstellen

 

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E-Mail Anhänge in MS Dynamics CRM 2011

Beim Festlegen eines Bezuges zu einer E-Mail, die einen Anhang enthält, kann man 2 unterschiedliche Reaktionen vom System erhalten. Die erste ist keine Reaktion, die Sie bewusst erfahren, denn der Anhang wird als Notiz zur E-Mail ins CRM geladen.

Jedoch kann Ihnen auch passieren, dass das System Ihnen mitteilt, dass der Anhang zu gross war und dieser nicht ins CRM-System geladen wurde.

Nun stellt sich die Frage, wie man diese Schwelle beeinflussen kann. Die Einstellung kann im Bereich „Einstellungen / System / Verewaltung / Systemeinstellungen / E-Mail“ unter „Begrenzung der Dateigrösse für Anlagen festlegen“ vorgenommen werden. Die Standardeinstellung für die maximale Dateigrösse (in Kilobyte) ist 5120  – maximal können Sie 32768 kB einstellen (siehe Bildschirmausdruck am Ende des Artikels).

Nun stellt sich die Frage, ob man durch eine Einstellung auf 0 MB sicherstellen kann, dass keine Anhänge ins System geladen werden. Theoretisch ist das möglich, doch kann das zu Problemen in anderen Bereichen führen.

  • Sie können keine E-Mails mit Anhängen aus dem CRM-System versenden
  • Sie können keine E-Mail-Vorlagen mit Anhängen versehen
  • Sie können keine Web-Ressourcen* in dem System anlegen, denn die Web-Ressource wird wie ein Anhang behandelt
  • Sie dürfen in Ihrer Kunden-Lösung keine Web-Ressourcen verwendet haben – bei einer neuerlichen Einspielung einer Lösung werden Sie eine Fehlermeldung erhalten, dass der Inhalt der Web-Ressource zu gross ist

Meine Empfehlung: Verwenden Sie die Standardeinstellung. Praxisbeispiele zeigen, dass der Betrieb des Systems keine merkenswerten Einbussen verzeichnet. Der SQL-Server kann die Datenmenge mühelos bewältigen. In unserem Beispiel führte der Betrieb des Systems über 4 Jahre mit ca. 70 Usern mit der Standardeinstellung zu einer Datenbankgrösse von 25 GB.

* Unter einer Web-Ressource versteht man grundsätzlich alle Dateien, die Sie während einer Anpassung des CRM-Systems hinzugefügt haben. Das einfachste Beispiel ist ein kundenspezifisches Entitätenbild. Kundenspezifische Programmierungen werden ebenfalls als Web-Ressource in das System geladen.

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